懇親会の会場選びのポイントとは？
～必要な備品やテーブル配置、食事の手配も解説～
大阪にあるJEC日本研修センターでは、社内懇親会や歓送迎会、研修後の交流会など、さまざまな規模の懇親会に対応しています。
「開催準備～当日～開催後」までトータルサポート！
会場の手配から食事の準備まで、開催内容に合わせてご相談いただけます。
そもそも「懇親会」とは？
懇親会は、参加者同士の交流を目的とした食事会です。式典や会議と違い、歓談が中心になります。
また、開催の場面は多岐にわたります。
- ●社員総会や株主総会後の懇親会
- ●歓送迎会・社内懇親会
- ●研修後や会議後の懇親会
- ●周年記念パーティーや同窓会
- ●卒業生の送別会
目的や参加者の顔ぶれによって、向いている会場や食事の形式は変わります。少しでもお悩みの場合はJEC日本研修センターへご相談ください。
懇親会の会場選びで大切なポイント
会場は、参加予定人数に合った広さを選ぶのが基本です。
狭すぎると料理や飲み物を取りに行くときに混雑し、広すぎると参加者同士の距離が離れて会話が生まれにくくなります。
収容人数だけでなく、通路の幅や料理を置くスペースも考慮して選ぶと良いでしょう。
また、公共の交通機関で行きやすい場所だと、参加者の負担も減らせます。
懇親会で必要になる備品
必要な備品は、開催形式や進行によって変わりますが、代表的なものは次のとおりです。
- ●テーブル・椅子：着席での食事や、荷物を置く場所の確保に使用
- ●マイク・音響機材：開会の挨拶や乾杯、司会進行、表彰などで使用
- ●プロジェクター・スクリーン：会社紹介やスライド、記念映像の投影に使用
- ●案内表示・受付用の備品：受付や会場までの誘導、参加者名簿や名札などに使用
利用できる備品や料金、持ち込みの可否は会場ごとに異なります。 予約前に設備一覧を確認し、足りないものは手配方法も検討しておきましょう。
懇親会でよく利用されるテーブルの配置
懇親会では、目的に合わせてテーブル配置を選びます。 代表的な形式は次の3つです。
立食形式
料理や飲み物をテーブルに並べ、参加者が自由に動きながら交流する形式です。普段話す機会の少ない人同士が声をかけやすく、同じ広さで多くの人数を収容しやすいため大人数の懇親会でもよく使われます。
着席形式
4〜6名ごとのテーブルなどで食事をとる形式です。落ち着いて食事ができ、挨拶や表彰を行う会に向いています。
また、テーブルの形式も島型・円卓形式・ロの字型など様々な形が可能です。
併用形式
立食を基本にしつつ、壁際に椅子を置く形式です。長時間の会でも疲れにくくなります。
【point】
配置を決めるときは、料理を取りに行く動線や、登壇者の位置、参加者から見えやすいかどうかも考えておきます。
希望のレイアウトに変更できるかは会場によって異なるため、予約時に相談しましょう。
食事の有無とケータリング・パーティープランの手配
懇親会では食事と飲み物の手配が欠かせません。主な選択肢は次の3つです。必要な設備や予算によって選択しましょう。
ケータリング・オードブル・弁当
料理を会場に届けてもらう方法です。参加者が各自で取り分ける形式など、規模や内容に合わせて利用できます。
予算に合わせてメニューを選びやすい方法です。一方で、手配や配膳、片付けは主催者側で行う必要があります。
パーティープラン
料理、飲み物、会場利用がセットになったプランです。内容によってはサービススタッフの対応も含まれるため、担当者の準備負担を抑えられます。
人数が多い会や、準備に時間をかけられない場合に向いています。
食事を伴わない交流会
飲食なしで、短時間の交流や情報交換を中心に行う方法です。
懇親会としてはお食事等があった方が交流が持ちやすいため、予算が限られる場合はドリンクのみという選択肢も良いかと思います。
【point】
食事を出す場合は、人数と予算のほか、提供時間、料理を置くスペース、アレルギーへの対応も確認します。
研修や会議のあとに開催するなら、会場を移動せずに食事へ移れると参加者の負担が減るため、食事の手配まで相談できる施設を候補にするのも一つの方法です。
JEC日本研修センターで懇親会を開催するメリット
心斎橋のエリアで貸し会議室のサービスを展開する当社では、最大180名様収容可能な 大規模会場や36名様までの中規模会場など様々な大きさの会場を完備しております。
ポイントその1：人数に合わせて会場を選べる
心斎橋会場には、最大180名収容のコンベンションルームから少人数向けの研修室まであります。社内の小規模な交流会も、総会後の懇親会も、規模に応じて選べます。収容人数や利用条件は会場ごとに異なるため、参加予定人数を添えてご相談ください。
ポイントその2：会議・研修のあとにそのまま開催できる
同じ施設内で会議や研修から懇親会へ移れるため、参加者は移動せずに済み、主催者側も会場手配をまとめられます。入社式後の懇親会や、社員研修後の親睦会にも向いています。
ポイントその3：必要な備品とレイアウトに対応
マイクなどの音響機材、プロジェクター、スクリーンがあり、乾杯や挨拶、会社紹介、記念映像の投影に使えます。1階エントランスにはスケジュールボードがあり、会場までの案内にも役立ちます。備品の利用料金や数量は、予約前にご確認ください。
円卓、島型、立食など、希望のレイアウトがある場合は、人数と当日の進行を添えて予約時にご相談ください。
ポイントその4：食事も手配できる
ホテルプラザ神戸と提携した懇親会・パーティープランがあり、ホテルのシェフやスタッフによる料理とサービスを利用できます。弁当やオードブルを含むケータリングメニューもあり、開催時間や目的、予算に応じて選べます。
また、パーティープランのほかに、弁当やオードブルを含む43種類のケータリングも用意しています。
会場と食事をまとめて相談できるため、確認先が分散しません。
詳しいプラン内容は、以下のページをご覧ください。
懇親会・パーティープランはこちら
ポイントその5：駅からアクセスしやすい
心斎橋会場は、大阪メトロ「長堀橋」駅直結です。神戸会場は、六甲ライナー「アイランドセンター」駅から徒歩約3分の場所にあります。
ポイントその6：準備から当日までの相談に対応
企画の段階から相談でき、専属スタッフが当日までサポートします。
割引プランもご用意しています！
懇親会の予算は、会場費に加えて食事代や備品代も含めて考える必要があります。JEC日本研修センターでは、利用条件に応じた割引プランやキャンペーンを用意しています。
- ▶早割プラン：60日以前の予約で室料20％OFF
- ▶セットプラン：対象となるセット予約で室料10％OFF
- ▶初回30％OFFキャンペーン：初めて利用する方を対象とした室料割引
適用条件や対象となる料金はプランごとに異なり、開催日や利用内容によって使えるプランが変わる場合もあります。予約前に詳細をご確認ください。会議や研修と組み合わせて開催する場合は、セットプランの対象になるかも確認しておくとよいでしょう。
プラン一覧はこちら
懇親会の会場をお探しのご担当者様へ
参加人数、開催目的、ご希望の日時をお知らせください。会場やプランをご案内します。
